Beberapa tahun lalu, sejurus selepas cakera keras komputer saya terhempas, saya sedikit di belakang mencetak cek saya melalui sistem perakaunan saya untuk kitaran pembayaran. Untuk menjimatkan masa, saya memutuskan untuk menjawab e-mel sambil menunggu setiap cek untuk melalui pencetak.

Saya menyelamatkan masa kerana ketika e-mel saya yang berikutnya sedang memuat (saya mempunyai sambungan internet lambat), saya akan mengalih perhatian saya ke langkah seterusnya proses pembayaran bil. Apabila e-mel selesai memuatkan, saya akan meninggalkan bil yang membayar dan mengembalikan perhatian saya kepada e-mel. Belakang dan sebagainya. Belakang dan sebagainya. Pada saat-saat itu, saya fikir saya menjimatkan banyak masa. Lagipun, saya melakukan sesuatu yang produktif semasa memuatkan halaman. Melihat belakangnya, saya mungkin menyimpan kira-kira lima minit.

Kirim semula e-mel yang saya terima seminggu kemudian dari BK&A ketika saya memeriksa telefon saya antara janji pelanggan:

Hi Helene,

Saya memberikan cek anda kepada pasukan Kewangan kami apabila saya pulang dari mesyuarat itu, dan mereka menunjukkan kepada saya bahawa cek tidak ditandatangani.

Adakah anda mahu saya menghantarnya kepada anda untuk tandatangan? Adakah anda mahu saya datang ke pejabat anda? Biar saya tahu apa yang berfungsi untuk anda dan kami akan mendapatkannya semua berjaya.

Terima kasih!
Ryan

Pada masa itu hanya 10 minit dari pejabat mereka (dan tidak mahu mereka menunggu dana lagi), saya memandu di sana. Sepuluh minit untuk ke sana. Beberapa minit untuk berbual dengan Ryan. Sepuluh minit lagi.

Jumlah masa yang dibelanjakan: kira-kira 25 minit.
Masa sebelum ini disimpan: 5 minit.
Jumlah masa yang hilang: 20 minit.

Begitu banyak untuk menjimatkan masa dengan multitasking.

Adakah Multi-Tasking Simpan Hari?

Saya ingin dapat memberitahu anda bahawa multitasking akan menyelamatkan hari, tetapi ia sebenarnya akan bertentangan. Terdapat beberapa contoh apabila ia dapat membantu (saya akan memberikan contoh tidak lama), tetapi majoriti masa, multitasking menyakitkan kita. Hanya baca kajiannya.

Satu pasukan penyelidik dari University of Glasgow, University of Leeds, dan University of Hertfordshire mendapati bahawa keberkesanan kami jatuh oleh 69 peratus untuk wanita dan 77 peratus untuk lelaki apabila kita berbilang tugas atau tugas-switch! Ia lebih bukti bahawa multitasking kami diberitahu untuk mencapai dalam 1990s pasti bukan salah satu alat pengurusan masa kita perlu mengambil bahagian.

Multitasking membelah otak dalam dua. Sekiranya terdapat hanya satu tugas, seluruh otak digunakan. Sekiranya terdapat dua tugas, otak terbahagi kepada dua bahagian, dan setiap setengahnya berfungsi pada satu tugas. Sekiranya terdapat lebih daripada dua tugas serentak, otak tidak boleh berfungsi. Kami sebenarnya memberi diri kami tanda-tanda seperti ADD apabila kami multitask!

Satu kajian di University of California, Irvine, mendapati bahawa apabila tugas menjadi berpecah dan tugas bertukar berlaku, ia memerlukan pekerja sehingga minit 25 untuk kembali ke tugas asal, jika mereka kembali sama sekali. Para peserta dalam kajian melaporkan bahawa cara ini berbau busuk.

Malah menakutkan adalah hakikat bahawa ramai orang dalam kajian yang saya merujuk kepada "pakar multitasking pakar" yang mengaku diri sendiri. Mereka merasakan bahawa mereka mampu melakukan pelbagai tugas, boleh melakukan pekerjaan yang baik, dan sering menikmati tergesa-gesa adrenalin dari cuba melakukan begitu banyak sekali. Mereka tidak menyedari betapa buruknya mereka sebenarnya dilakukan sehingga ditunjukkan hasil tunggal mereka tugas berbanding hasil multitasking mereka.

Bottom line: Kami fikir kami baik pada juggling, tapi kami tidak.

Apabila Adakah Multi-Tasking Sebenarnya Kerja?

Saya percaya bahawa manusia mampu multitasking dengan rendahKemahiran otak fungsinya. "Fungsi rendah" bermaksud pemikiran tidak diperlukan kerana terdapat beberapa jenis tindakan ulangan (gerakan automatik, nonthinking) yang digunakan.

Contoh:

Lukis kuku jari anda sambil mendengar bermain-main oleh Dallas Cowboys

Memindah kertas semasa iklan semasa menonton televisyen

Gosip di telefon sambil mengaduk periuk cabai di atas dapur

Ia juga mudah untuk membiarkan satu tugas yang berjalan di latar belakang semasa anda menumpukan perhatian kepada tugas di barisan hadapan. Ini adalah secara teknikal tidak multitasking kerana otak anda tidak berfungsi pada dua perkara sekaligus. Saya menyeru ini hantu tugas.

Contoh:

Membersihkan rumah sementara beban pakaian berada di mesin basuh atau pengering

Mengosongkan hidangan dari mesin basuh pinggan mangkuk manakala oatmeal anda sedang memanas dalam ketuhar gelombang mikro

Memfailkan kertas manakala PC anda mengambil selama-lamanya (okay, lima minit) untuk boot

Tetapi seperti yang ditunjukkan penyelidikan, kita tidak mampu melakukan multitasking dengan baik ketika datang tinggi- operasi otak fungsian. Kami tidak dapat menyelesaikan dua tugas dengan berkesan pada masa yang sama atau semasa beralih ke belakang dan sebagainya. Kita boleh melakukan kedua-dua tugas pada peringkat biasa, tetapi tidak pada yang sangat baik kerana kita tidak menggunakan seluruh otak kita dan memberi tumpuan kepada hanya satu tugas pada satu masa. Dan ini memberi kita masa dan menyebabkan tekanan kita dalam jangka masa panjang.

Bolehkah Anda Berjaya Meningkatkan Kegiatan Berfungsi Tinggi?

Anda tidak boleh melakukan dua perkara sekaligus yang memerlukan pemikiran atau tumpuan, atau beralih ke belakang dan sebagainya di tengah-tengah mengusahakan dua tugas-tugas yang memerlukan otak anda untuk melakukan beberapa pemikiran - tidak kira betapa tidak penting anda percaya pemikiran mungkin.

Contoh:

Memandu dan menghantar mesej / menghantar e-mel

Mengambil bahagian dalam panggilan perniagaan penting semasa menyemak e-mel

Memeriksa e-mel di antara melengkapkan komponen yang berbeza dari bil yang membayar atau membuat cadangan atau laporan

Walaupun anda telah memandu untuk 50 tahun, memandu bukan fungsi hafalan. Ia memerlukan keputusan kedua perpecahan yang akan dibuat, terutamanya jika ada seorang yang bodoh memandu di sebelah anda. Texting - ya, walaupun LOL IMHO - memerlukan otak anda untuk membaca apa yang orang berkomunikasi dengan anda, memikirkan jawapan, dan menyampaikan kepada jari anda apa yang perlu menaip semula. Anda tidak boleh melakukan kedua-duanya dengan baik pada masa yang sama. Hanya meminta seseorang yang telah terlibat dalam kemalangan kereta dengan pemandu yang menggunakan / telefon pintar beliau.

Memeriksa e-mel - tidak kira betapa sepele mesej itu - adalah tugas fungsi otak tinggi kerana anda perlu membaca, memproses maklumat, dan bertindak balas. Panggilan perniagaan penting memerlukan pemikiran dan tanggapan. Proses pembayaran bil merupakan tugas fungsi otak tinggi kerana anda perlu membayar entiti yang betul jumlah yang betul, menandatangani, dan pastikan pembayaran itu dihantar ke tempat yang betul.

Dalam cerita saya sebelum ini, saya cuba untuk tugas-switch antara tugas-tugas otak berfungsi tinggi, itulah sebabnya saya digulung membuat kesilapan ... yang kos saya masa di kemudian hari.

Bagaimana Untuk Keuntungan 45 minit Bagi Setiap Jam Anda Tidak Berbilang tugas!

Fikirkan tentang perkara ini: jika anda melakukan multitask dan / atau menukar tugas selama satu jam, menurut penyelidikan, prestasi anda akan menurun sebanyak 69 ke 77 peratus, yang bermaksud bahawa anda akan membazir kira-kira minit 45 pada masa anda. Itulah di mana masa hilang! Kami membiarkan diri kita melakukan ini!

Jika anda ingin menurunkan prestasi kerja anda dengan lebih daripada dua pertiga dan kehilangan masa dalam proses, cara terbaik untuk melakukannya adalah dengan terus membiarkan diri anda beralih tugas dan multitask. Tetapi anda tidak mahu itu, adakah anda? Anda berada di sini untuk menjimatkan masa dan menurunkan tahap tekanan anda. Tugas hantu anda boleh diteruskan, tetapi penukaran tugas multitasking dan tugas perlu berakhir. Sekarang. Dan anda berada dalam kawalan penuh kerana ini adalah keputusan anda.

Inilah strategi di sebalik taktik.

Membina kesedaran anda.

Apabila anda mendapati diri anda bergerak ke dalam berbilang tugas atau tugas-switching mode, memberitahu diri sendiri untuk berhenti. Katakanlah ia dengan kuat jika anda perlu. "Berhenti!" Pilih satu tugas untuk memberi fokus pada minit 15 seterusnya.

Mempunyai rancangan untuk hari anda.

Mengetahui dengan tepat apa yang anda perlukan untuk mencapai hari itu akan membantu anda untuk terus fokus dan mengelakkan multitasking.

Menentukan tahap tumpuan anda.

Sama ada anda mempunyai ADD, ADHD, atau Squirrel! (tag lucu - mungkin berasal dari filem 2009 Up - digunakan oleh ramai untuk menunjukkan penderitaan mereka yang mudah terganggu), kita semua mempunyai perhatian yang lebih pendek pada masa kini - terutamanya jika kita bekerja pada sesuatu yang tidak menyenangkan.

Mulakan pemasaan berapa lama anda boleh bekerja pada satu tugas sahaja. Mempunyai nombor anggaran akan membantu anda menentukan aliran kerja anda. (Rentang perhatian saya hanya sembilan minit untuk tugas membosankan.)

Temui masa otak terbaik anda.

Otak kita cenderung untuk berfungsi pada tahap yang tinggi semasa beberapa bahagian hari dan tahap yang lebih rendah pada masa yang lain. Ia adalah pada masa-masa yang rendah yang otak kita cenderung untuk pergi ke mod Berbilang tugas kerana mereka terlalu letih untuk kekal fokus. Elakkan bekerja pada tugas yang paling kritikal anda pada masa rendah otak anda dalam sehari.

Cari kawasan kerja yang produktif.

Kadang-kadang kita sengaja menukar tugas kerana kita akan terganggu. (Tupai!) Apabila anda mempunyai projek penting untuk bekerja, cari ruangan tanpa visual (potongan seni yang menarik, tumpukan kekacauan, skrin komputer) atau gangguan auditori (bercakap, muzik, penunjuk mesej pada telefon atau komputer anda).

Jelas meja anda semua bahan kecuali apa yang anda perlukan.

Anda mungkin mempunyai banyak projek kerana, tetapi anda boleh bekerja dengan berkesan hanya pada satu demi satu. Letakkan bahan-bahan untuk semua projek lain, dan teruskan kelihatan di meja anda hanya bahan-bahan yang digunakan untuk projek tunggal yang akan anda tumpukan semasa tempoh kerja ini.

Gunakan pemasa untuk memastikan anda berfokus pada laser.

Anda boleh memilih nombor rawak seperti 8 atau 15 minit. Lebih baik lagi, jika anda tahu rentang perhatian anda, tetapkan pemasa ke nombor itu. Pemasa adalah peringatan visual yang anda sepatutnya bekerja pada sesuatu. Ia juga selamat-selamat anda. Jika anda telah mengembara, pemasa akan menghidupkan semula anda apabila ia dimatikan.

Catat objektif anda di kawasan kerja anda.

Sebagai tambahan kepada atau bukan pemasa, pertimbangkan untuk menyiarkan objektif tugas anda supaya setiap kali anda mencari untuk membolehkan otak anda bersiar-siar, tujuan anda yang diingatkan akan mengingatkan anda tentang apa yang anda sepatutnya bekerja.

Ambil rehat.

Tayar otak setiap orang pada kadar yang berbeza. Apabila anda merasakan otak anda mula menuruni bukit (kurang tenaga, lebih kuat untuk menumpukan perhatian), otak anda akan menjadi lebih mudah untuk membuat keputusan yang tidak begitu besar mengenai masa anda. Oleh itu, beri otak anda berehat sekali setiap satu atau dua jam. Pergi berjalan kaki singkat, lakukan pernafasan jauh, pergi bersenang-senang. Tetapi tetapkan pemasa anda apabila tiba masanya untuk kembali!

Raikan masa fokus.

Terangkan bagaimana kuat otak anda semasa anda menumpukan perhatian. Rayakan dengan tersenyum, melemparkan tangan anda ke udara seperti anda tidak peduli, atau bahkan melakukan tarian yang bahagia. Ini akan mewujudkan endorfin. Badan craves endorfin. Apabila otak mengaitkan tumpuan anda dengan perayaan dan endorfin, ia akan mengingini lebih fokus. Dapatkan ketagihan untuk fokus!

LANGKAH NEXT

Satu tugas pada satu-satu masa, walaupun fokus itu hanya untuk minit 15. Lima belas minit fokus laser jauh lebih baik daripada satu jam kerja multitasking dan tugas, di mana kita akan kehilangan kira-kira minit 45.

Hey! Anda boleh laser fokus untuk 15 minit, kemudian mengetuk atau menjalankan atau mengambil tidur untuk 45 lain dan bukan! Ia adalah jumlah yang sama masa, tetapi anda boleh mendapatkan lebih banyak lagi dilakukan apabila anda membuat keputusan untuk satu tugas.

© 2016 oleh Helene Segura. Digunakan dengan kebenaran daripada
Perpustakaan Dunia Baru, Novato, CA. www.newworldlibrary.com

Perkara Sumber

The Inefisiensi Assassin: Taktik Pengurusan Masa untuk Bekerja Lebih Pintar, Tidak Lebih Lama
oleh Helene Segura.

Klik di sini untuk maklumat lanjut dan / atau untuk memerintahkan buku ini.

Mengenai Penulis

Helene Segura, MAEd, CPO, telah berbicara kepada beribu-ribu pelawat, mengajar mereka untuk menguruskan tekanan dengan memulihkan kawalan kerja dan kehidupan peribadi mereka. Beliau telah melatih beratus-ratus pelanggan untuk meningkatkan produktiviti dan prestasi peribadi mereka dengan menggunakan teknik pengubahsuaian neurosains dan tingkah laku untuk menghapuskan tabiat yang membahayakan dan membuang masa. Helene telah diketengahkan sebagai pakar organisasi dalam lebih banyak penampilan media 100. Lawati laman web beliau di www.HeleneSegura.com