shutterstock.com 

Kebanyakan kita ketagih ke emel. Sesetengah anggaran mengatakan kami menghabiskan masa hampir lima setengah jam setiap hari minggu memeriksanya.

Walaupun letupan media sosial dalam beberapa tahun kebelakangan ini, e-mel tidak merosot. Anggaran Survei bahawa jumlah e-mel yang dihantar setiap hari akan berkembang menjadi 246 bilion di 2019 (sehingga 205 bilion di 2015). Dan terdapat bukti e-mel ini adalah seperti yang dipelihara oleh golongan muda seperti orang-orang yang berada di sana apabila ia mula-mula dicipta.

Anda mungkin fikir kami semua bekerja lebih lama dan lebih keras. Terdapat beberapa kebenaran dalam hal itu. Tetapi kebangkitan penggunaan e-mel juga dapat dijelaskan oleh percubaan kami untuk menangani beban kotak masuk, di samping yang lebih umum peningkatan ketagihan digital. E-mel tidak lagi memelihara komputer meja dan komputer riba kita dan kebanyakan kita kini mengaksesnya di telefon pintar dan tablet kita, selalunya dalam keselesaan katil kita sendiri.

Kami cenderung membalas e-mel dengan cepat, yang menunjukkan kami sentiasa memeriksa mereka dan cuba mengosongkan baldi, walaupun ia mengisi lagi. Untuk akhirnya mendapat penguasaan di dalam peti masuk kami, kami harus berurusan dengan punca-punca akar dan bukan hanya gejala-gejala yang sering menyala.

Berikut adalah sepuluh cara untuk akhirnya dapat mengawal peti masuk huru hara anda.

1. Berhenti menggunakan e-mel sebagai perkhidmatan sembang pengganti

E-mel tidak benar-benar direka untuk perbualan cepat. Ia memakan masa untuk menyebarkan perbualan yang panjang, perbualan yang panjang yang mengandungi peti masuk. Gunakan alternatif, kaedah yang lebih sesuai. Dan, idealnya, selesaikan perkara-perkara secara bersemuka atau telefon di tempat pertama.

2. Berhati-hati dengan mesej berulang

Ini dikenali sebagai masalah "Replikasi mesej". Mesej teks tiba: "Saya hanya menyemak anda mendapat e-mel saya". Telefon berdering: "Saya baru sahaja menghantar e-mel kepada anda".

Ramai orang masih tidak mempercayai keputusan yang dipersetujui secara hampir. Banyak keputusan dengan pemesejan dan e-mel tidak dipercayai sepenuhnya dan kami mempunyai hierarki replikasi mesej. Teks untuk mengesahkan mesej media sosial, e-mel untuk mengesahkan teks, panggilan telefon untuk mengesahkan e-mel, dan pertemuan tatap muka untuk mengesahkan panggilan telefon.

Tumpahan ini sangat memakan masa dan berpotensi membingungkan. E-mel bukanlah tempat yang bagus untuk membuat keputusan secara formal. Bilik mesyuarat di mana kita bertemu sebagai manusia sebenar masih merupakan tempat yang paling berpengaruh bagi ramai orang.

3. Rumpai taman e-mel anda

Kotak masuk berantakan seperti taman yang tumbuh dengan rumput. Ia membayar dalam jangka masa panjang untuk menghabiskan sedikit masa yang tetap mengeluarkan mesej yang berkaca-kaca.

Satu tip yang mudah dan berkesan ialah dengan menggunakan fungsi carian dan untuk mencari istilah "berhenti berlangganan". Ini akan membuang jumlah berita yang menghairankan yang anda tidak ingat walaupun melanggan.

Malah,GDPR, anda mungkin dapat mencari beratus-ratus e-mel yang tidak diingini. Melalui masing-masing dan berhenti berlangganan. Ia akan menjadi kes sakit jangka pendek untuk keuntungan jangka panjang.

4. Gunakan folder spam dengan bijak

Pengenalpastian automatik e-mel spam telah menjadi lebih baik dalam beberapa tahun kebelakangan ini. Tetapi mereka masih merayap ke dalam peti masuk kami. Ini adalah satu lagi cara penyebaran e-mel yang mudah. Ia adalah masa yang tepat untuk mendidik folder spam anda untuk menjadi lebih baik dengan meletakkan orang yang mengesyaki mel ke dalamnya. Lihat juga dalam folder spam anda untuk menghapus mana-mana e-mel yang sah yang telah diletakkan di sana yang tidak perlu.

5. Tanya rakan dan rakan sekerja untuk berhenti menghantar e-mel kepada anda

Jangan malu. Mungkin menjadi bijak. Penyebab lain beban e-mel adalah e-mel yang tidak diingini daripada yang paling dekat dengan anda. Bersedia untuk dengan sopan meminta orang lain berhenti menghantar e-mel yang akan lebih baik dikongsi dalam mesyuarat, di telefon atau sebagai mesej teks.

6. Pastikan permintaan anda mudah

Jangan hantar e-mel yang terlalu rumit. Jika anda meminta lima perkara, ramai orang hanya menjawab dengan betul pada perkara terakhir di dalam senarai anda. Ini hanya menjana e-mel yang lebih jauh untuk mencari empat item yang lain.

7. Pastikan balasan anda komprehensif

Balas semua dalam e-mel yang anda terima. Tidak berbuat demikian hanya membuat e-mel lanjut mencari apa yang anda tidak menjawab.

8. Hanya periksa e-mel anda pada waktu yang ditetapkan

Terdapat bukti yang semakin meningkat bahawa kita lebih produktif (dan kurang tertekan) jika kita menyemak dan membalas e-mel hanya beberapa kali sehari. Ia adalah satu mitos yang perlu kita sentuh setiap minit. Dan, jika anda mesti melakukan itu, e-mel bukan cara terbaik. Gunakan satu bentuk mesej segera.

9. Ulangi subjek subjek anda dalam badan e-mel

Anda mungkin berfikir bahawa menulis sesuatu dua kali adalah satu pembaziran. Tidak begitu dengan e-mel. Tulis dengan tepat apa yang sedang dicari oleh e-mel anda sebagai ringkasan pendek (kata-kata 15 maksimum) dalam baris subjek e-mel anda dan kemudian tamatkan e-mel anda dengan kalimat yang sama. Mengatakan dengan jelas dan dua kali meningkatkan kemungkinan mendapatkan balasan penuh dan tepat, serta permintaan mendapat jawapan yang betul.

10. Serahkan e-mel sama sekali

Bilangan contoh orang dan organisasi yang ada berhenti menggunakan e-mel sama sekali dan digunakan kaedah komunikasi lain, terus meningkat (walaupun bagaimana ini akan dimainkan dalam jangka masa yang lama untuk dilihat). Namun memberi e-mel kepada anda boleh membuat anda kurang tertekan dan lebih produktif. Kaedah komunikasi lain sering lebih cair. Ia benar-benar mungkin. Cuba selama seminggu.

Beri beberapa, atau semua tip ini cuba. Kadang-kadang perkara-perkara yang paling kita ambil begitu saja adalah perkara-perkara yang menyebabkan kita masalah yang paling besar.

Tentang Pengarang

Paul Levy, Penyelidik Kanan dalam Pengurusan Inovasi, Universiti Brighton

Artikel ini pada asalnya diterbitkan pada Perbualan. Membaca artikel asal.

Buku-buku yang berkaitan

at InnerSelf Market dan Amazon