E-mel dan telefon pintar boleh menjadi stres. Akademi memanggil sambungan kerja berterusan ini "Technostress". Akibatnya, banyak negara Eropah kini menawarkan pekerja "Hak untuk memutuskan".
Cara penggunaan e-mel adalah kompleks, ia tidak boleh dilabelkan sebagai "baik" atau "buruk" dan penyelidikan menunjukkan bahawa personaliti, jenis orang yang bekerja dan matlamat mereka boleh mempengaruhi cara mereka bertindak balas terhadap e-mel.
Amalan yang baik dengan penggunaan e-mel tidak hanya mengehadkan jumlah e-mel yang dihantar tetapi meningkatkan kualiti komunikasi.
Berikut adalah sepuluh tip untuk mengurangkan tekanan e-mel di tempat kerja:
1. Dapatkan garis subjek dengan betul
Gunakan baris subjek yang jelas dan boleh ditindaklanjuti.
Baris subjek harus berkomunikasi dengan tepat apa yang e-mel itu dalam enam hingga sepuluh kata, untuk membolehkan penerima memberi keutamaan e-mel tanpa membukanya. Pada peranti mudah alih, ramai orang hanya melihat aksara 30 pertama baris subjek. Oleh itu, pastikan ia pendek. Tetapi membuatnya cukup deskriptif untuk memberi idea tentang apa yang e-mel itu dari hanya baris subjek.
2. Tanyalah diri anda: emel medium yang betul?
Adakah anda di pejabat yang sama? Bolehkah anda pergi dan bercakap dengan orang itu? Boleh awak panggil? Selalunya bentuk komunikasi yang lain boleh mengelakkan dari menghantar e-mel yang tidak cekap.
Platform pemesejan segera dan panggilan video seperti Slack and Skype boleh menjadi lebih sesuai untuk pemesejan dalaman dan seterusnya yang cepat. Juga, ingat bahawa kebanyakan nasihat di bawah digunakan untuk semua jenis komunikasi elektronik.
3. Jangan e-mel keluar dari waktu pejabat
kajian menunjukkan bahawa e-mel di luar waktu menjadikannya lebih sukar bagi orang untuk pulih daripada tekanan kerja.
Cuba dan pengaruh budaya syarikat anda dengan mengelakkan menghantar atau membalas e-mel di luar waktu kerja biasa anda.
Pengurusan harus memimpin contoh dan mengelakkan menghubungi kakitangan mereka di luar waktu kerja biasa mereka. Beberapa tempat kerja bahkan mematikan akses e-mel kepada pekerja dari jam. Pertimbangkan untuk melaksanakan ini sambil menyimpan sistem telefon sandaran untuk kenalan kecemasan sahaja.
Penyelidikan baru juga telah menunjukkan bahawa hanya jangkaan hubungan 24-jam boleh menjejaskan kesihatan pekerja secara negatif.
4. Gunakan pilihan penghantaran kelewatan
Sesetengah orang seperti mengintegrasikan pekerjaan dan kehidupan keluarga mereka dan sering terus bekerja dari rumah semasa waktu kerja mereka. Jika anda adalah salah seorang daripada orang-orang ini, atau jika anda bekerja di zon masa, pertimbangkan untuk menggunakan pilihan penghantaran tunda supaya e-mel anda tidak dihantar sehingga hari kerja seterusnya dan tidak mengganggu waktu kerja luar orang lain.
5. Pastikan ia positif
Fikirkan tentang kualiti komunikasi e-mel. Bukan sekadar kuantiti. Perubahan kepada penggunaan e-mel juga harus memberi tumpuan kepada kualiti apa yang dihantar dan mengambil kira reaksi emosi penerima.
Kajian menunjukkan konflik itu jauh lebih mudah untuk meningkat dan mesej disalah tafsir apabila disampaikan melalui e-mel. Oleh itu, jika berita buruk, fikirkan kembali untuk memerintah #2: emel medium yang betul?
6. Cuba 'tiada email Jumaat'
Untuk beralih budaya syarikat dan dapatkan orang berfikir tentang kaedah komunikasi lain daripada e-mel, cuba a "Tiada email Jumaat" pada Jumaat pertama setiap bulan, atau mungkin setiap minggu. Ini adalah inisiatif yang dicadangkan oleh para pakar dari Forum Kebangsaan untuk Kesihatan dan Kesejahteraan di Tempat Kerja, dan digunakan oleh perniagaan di seluruh dunia. Kakitangan digalakkan untuk mengatur mesyuarat secara bersemuka atau menjemput telefon - atau dapatkan lebih banyak e-mel yang mereka sudah ada dalam peti masuk mereka pada hari itu.
7. Buat pilihan anda diketahui
Penyelidikan telah menunjukkan bahawa tidak hanya terlalu banyak tetapi juga terlalu sedikit e-mel dapat menyebabkan tekanan akibat ketidakcocokan antara pilihan komunikasi orang yang berbeda. Sesetengah orang mungkin suka menghantar e-mel dan mengatasi lebih baik dengan trafik e-mel yang tinggi daripada cara komunikasi yang lain. Bagi orang-orang ini, mengurangkan jumlah e-mel yang mereka terima boleh menyebabkan lebih banyak tekanan daripada mengurangkannya.
Oleh itu, pertimbangkan perbezaan individu individu dan maklumkan kepada anda. Tambah pilihan hubungan kegemaran anda ke tandatangan e-mel anda sama ada e-mel, teks atau mesej segera atau panggilan telefon.
8. Pertimbangkan percutian 'melantun semula'
Mempunyai tunggakan e-mel yang dibina sepanjang minggu nampaknya menjadi salah satu daripada sumber yang paling sering disebut sebagai technostress untuk pekerja. Fikirkan tentang menubuhkan sistem di mana e-mel memantul kembali kepada penghantar apabila seseorang sedang bercuti, dengan e-mel hubungan alternatif untuk permintaan yang mendesak. Ini akan membolehkan anda kembali ke peti masuk yang boleh diurus.
9. Mempunyai telefon kerja berasingan
Jadikan ini satu-satunya peranti mudah alih yang anda boleh mengakses e-mel kerja, yang memberi anda kebebasan untuk mematikannya selepas waktu bekerja. Juga pertimbangkan untuk mematikan e-mel "Tolak" (ini adalah di mana pelayan e-mel anda menghantar setiap e-mel baru ke telefon anda apabila tiba di pelayan) dan sebaliknya pilih jadual biasa (seperti sekali sejam) untuk e-mel dihantar ke telefon anda (ini juga meningkatkan hayat bateri).
10. Elakkan waktu skrin larut malam
Kajian menunjukkan penggunaan telefon pintar lewat malam ini mengurangkan keupayaan kita untuk tidur dan juga membawa kepada pemikiran yang berterusan dan stres tentang kerja. Ini seterusnya mengurangkan kualiti tidur anda. Buat tempat tidur zon bebas telefon untuk memperbaikinya kebersihan tidur.
Mengenai Pengarang
Ricardo Twumasi, Pensyarah Psikologi Organisasi, University of Manchester; Cary Cooper, Profesor Psikologi dan Kesihatan Organisasi Ulang Tahun 50th, University of Manchester, dan Lina Siegl, PhD Researcher, University of Manchester
Artikel ini diterbitkan semula daripada Perbualan di bawah lesen Creative Commons. Membaca artikel asal.
Buku berkaitan:
at InnerSelf Market dan Amazon
